您的资料，从预约那一刻起就被妥善安置

01您交给我们的信息

信息主要来自三个时机：您主动填写、服务过程中自然形成，以及设备访问时自动记录。

预约与咨询时主动填写

当您通过开放日参观、茶叙体验或私宴咨询联系会馆时，我们会记录您的称呼、联系电话或邮箱、预计到访人数、意向时段与接待方式偏好。这些内容用于安排会员管家与场地排期。

会员服务中形成

• 到访记录：到访日期、使用的茶室或私宴厅、同行人数。
• 权益记录：您所持权益的额度变动与对应周次。
• 服务沟通：与会员管家、客户体验同事的沟通摘要与工单内容。
• 合作事项：以厂商身份对接时提交的机构名称、联系人职务与业务方向。

设备与访问记录

访问网站或使用桌面端功能时，系统会记录浏览器类型与版本、操作系统、访问时间、页面路径与粗略网络位置。这类信息用于保障访问稳定、排查页面故障和分析功能使用情况。

02这些信息用来做什么

每一类信息都对应明确的服务环节，超出这些环节的使用需要另行取得您的同意。

• 确认预约与安排接待。核对到访时间、人数与接待方式，为 8 间主题茶室、3 间私宴厅与多功能展演厅安排场地。
• 维持会员服务连续性。让会员管家了解您的偏好与历史到访，避免每次沟通重复说明。
• 处理咨询与工单。跟进您在支持中心提交的问题，记录处理过程与结果。
• 安全与异常识别。识别异常访问、误操作与权限越界，保护账号与内容资产。
• 服务改进。分析功能使用频率与咨询集中点，优化内容目录分类、桌面端入口与接待流程。

会馆不会将您的信息用于与本会馆服务无关的第三方推广，也不会因单纯浏览页面而要求您提供联系方式。

03保存多久，如何保护

按岗位分配可见范围，按周备份，到期即处理。

分级权限与操作留痕

会馆 42 人服务团队按岗位划分信息可见范围：会员管家 16 人可查与接待相关的预约与偏好记录，客户体验 6 人可查工单与回访记录，内容编辑 9 人与技术支持 11 人按需接触日志与技术信息。关键操作留有记录，便于回溯。

每周备份

服务数据每周执行备份，备份介质与生产环境分离存放。平台升级或流程调整前后会额外保留一份快照，用于故障恢复与问题排查。

保存期限

• 预约与咨询记录：在对应服务完成后保留必要的跟进期限，期满删除或做匿名化处理。
• 权益额度记录：按周归档，保留连续 52 周，便于您随时回看变动。
• 工单与沟通记录：保留至问题处理完毕后的一段合理期限，用于质量追溯。
• 访问日志：保留较短周期，仅用于安全分析与故障定位。

04涉及第三方的情形

只在服务必要与法律要求的范围内接触第三方，并控制在完成该事项所需的最小范围。

合作厂商与文化机构

会馆的合作生态由 24 家内容厂商、8 家本地文化机构和 6 家茶酒与生活方式品牌组成。当您参加的展演、品鉴或专题活动由合作方共同承办时，我们会向其提供完成接待所必需的信息，例如到场人数与联系人称呼，不提供与活动无关的内容。

技术服务商

承担系统运维、备份与故障排查的技术服务商在受委托范围内接触数据，需遵守保密约定，不得将这些信息用于自身业务。

法律要求

在法律法规明确要求，或有权机关依法提出请求时，会馆会按要求的范围提供相应信息，并在允许的范围内告知您处理情况。

05您的查询与删除权利

通过一封邮件即可发起，说明诉求后由客户体验同事跟进。

• 查询与获取副本。您可要求查看会馆保存的与您相关的预约、到访与权益记录。
• 更正。联系方式、称呼或到访偏好发生变化时，可要求更正。
• 删除。在服务已结束且无留存必要时，可要求删除相关记录。
• 撤回同意。此前同意的事项可随时撤回，撤回不影响撤回前已完成的处理。
• 注销会员。提出注销后，会馆停止相关服务并按规定处理留存的资料。

操作方式

请发送邮件至 email@haofa-vip.com.cn，注明您的称呼、预留的联系方式与具体诉求。客户体验同事会在工作日 9:00–18:00 内回复，工单平均 1.5 个工作日闭环。为保护信息安全，处理前可能需要您通过预留联系方式完成一次身份确认。

06更新提示与联系方式

说明调整时会在首页与支持中心同步提示，重要变化另附简要说明。

当服务流程、功能入口或信息处理方式发生变化时，会馆会更新本说明，并在首页与服务支持栏目给出提示。涉及您权利范围的重要调整，会以简短说明指出改动位置，方便您快速了解。